Bilag 3
O-service
Ændring af tilmeldingsprocedure mht. godkendelse og lukning for tilmeldinger.
Systemet ønskes ændret, og reglementet punkt 3.6, 4.1.4 og 5.1.7 tilrettet.
A-løb: Tilmeldingsfrist max. 14 dage.
Andre løb: Tilmeldingsfrist max 7 dage.
Systemet tænkes at skulle virke sådan:
Tilmeldingsfrist skal være søndag til midnat. Derved kan deltageren melde sig til i weekenden.
Datoen på O-service er den dato brugeren må regne med. Og det er midnat der skiller. Ikke kl. 19.
Der lukkes automatisk for tilmelding ved midnat på datoen.
De følgende 24 timer (mandag) eller indtil arrangør låser arrangementet, kan klubadministrator genåbne og ændre i tilmeldingerne for egen klubs løbere; og der lukkes automatisk igen.
Der tilføjes en knap for arrangør for ’Lås for tilmelding’.
Når arrangør henter data promptes der for ’Lås for tilmelding’.
Arrangør kan låse op igen hvis ønsket, og atter låse. Eksempel: En klub har sendt forkerte data og efter aftale med arrangør kan der leveres bedre data.
Efter lås kan arrangør regne med de data der er hentet ned fra O-service.
Rettelser i deltagerliste herefter er pr. mail til arrangør.
Klubadministrator skal kunne rette i posteringer på klubbens løbere på arrangementet; men det påvirker ikke det som er gemt til arrangør.
Ovenstående betyder at hvis deltagerne har meldt sig korrekt til, og der ikke er noget som klubtilmelderen skal ordne mht. brikker, tilskud eller andet, så behøver klubtilmelderen ikke nødvendigvis godkende tilmeldingerne om mandagen. Arrangøren kan regne med dem som de er.
Yderligere til reglementets punkt 4.1.4 ang. stafetter, specielt DM.
14 dages tilmeldingsfrist primært for at kunne iværksætte trykning af kort.
Navneændringer til deltagerne på et stafethold:
Er gebyrfrit i perioden op til en uge før løbet.
I perioden fra 1 uge til 48 timer før løbet kan der pålægges et gebyr på op til 15% af startafgiften.
I perioden fra 48 timer før og op til løbet kan der pålægges et gebyr på op til 30% af startafgiften.