Referat fra klubledermøde nr. 1/2010 i Sydkredsen

1. Formalia
   1. Registrering af de fremmødte
      Birger Jønsson og Rasmus Ejlersen, SOK
      Henrik Jensen og Lone Rasmussen, SNAB
      Pernille og Grethe Buch samt Inger Jensen, GORM
      Jørgen Olesen, OPI
      Carsten Lausten, Odense OK
      Lars Thestrup, IF Skrydstrup
      Jens Peder Jensen og Jørn Andersen, HTF
      Per Eg, Kolding OK
      Helle Sørensen, Melfar
      Bjørn Christoffersen, Svendborg OK
      Søren Klingenberg, Fåborg OK
      Erik Grooss, FROS
      
      Kredsudvalget med undtagelse af Steen Holmegaard.
       
   2. Godkendelse af referat af klubledermøde nr. 3 – den 16/11-2009
      Thomas Uhlemann gjorde opmærksom på, at den omtalte kalender for kredsmøder i 2010 er udsendt. Der kan forventes rettelser i kalenderen pga. nyt kredsudvalg.
       
   3. Godkendelse af dagsordenen for dette møde
      Pkt.7C fremlægges ikke af OK Esbjerg, som ikke er til mødet
      Pkt. 9B fremlægges af Bjørn Christoffersen, Svendborg
      Pkt. E udgår, da DOF ikke deltager i dagens klubledermøde.
       
2. Præsentation af Sydkredsens nye hjertestarter
   Gert Petersen har på vegne af Sydkredsen fået penge fra TRYG-fonden til køb af en hjertestarter og introduktion af denne. Hjertestarteren skal fremover ligger i kredsens trailer med materiel og med ud til alle stævner.
   Brug af den nye hjertestarter blev vist af Susanne og Eilif fra Beredskabsforbundet sammen med Gert Petersen.
   
   Det blev efterfølgende drøftet, hvorvidt kredsen ønsker, at der skal laves egentlige kurser for klubberne i førstehjælp og brug af hjertestarter. Nogle klubber mente, at det største fremmøde ville ske, hvis kurser holdes internt i klubberne. OK GORM har holdt sådanne kurser tidligere, så Grethe Buch kan kontaktes omkring undervisere og form. Kredsudvalget vil på et kommende møde drøfte, hvorvidt der skal gøres mere i forhold til uddannelsen i brug af hjertestarter.
   
   Det blev besluttet, at der i instruktionen til stævnerne i Sydkredsen skal stå, at der findes en hjertestarter på stævnepladsen, – og hver den findes.
    
3. Debatpunkter – Fremadrettet
   1. Beretning for Sydkredsudvalget 2009 v. Thomas Uhlemann.
      Thomas Uhlemann fremlagde beretning mundtligt. Beretningen er udsendt med dette referat.
       
   2. Klublederne / repræsentanterne har ordet
      Jønne fra HTF har været til Skovseminar. I den forbindelse har han erfaret, at der mangler en fælles holdning omkring brug af statsskovene. Hvert distrikt / enhed gør som det passer dem bedst overfor klubberne. Det var et ønske om, at man via Skov- og naturstyrelsen kunne få ens vilkår i hele landet. Mogens Nielsen svarede, at det vidste han godt, man ikke fik, og at det nok ikke kunne være anderledes. Planudvalget er opmærksomt på problemet. Mogens fortalte også, at det er klubberne selv, som skal søge tilladelse hos distrikterne / enhederne. Han kan ikke gøre det centralt via Skov- og naturstyrelsen. Mogens hjælper naturligvis gerne klubberne med ansøgning, hvis der er problemer.
      
      Jens Peder Jensen, HTF (og medlem af børne- og ungeudvalget), fortalte, at Sydkredsens mål er at vinde KUM. Der er et fantastisk potentiale for dette med ca. 80 børn og unge som lige nu deltager i U1, U2 og juniorkurser i kredsen. Han opfordrer klubberne til at gøre mere for, at deres børn og unge kommer til de løb, hvor der er udtagelse til KUM. Ligeledes opfordrer han klubberne til at sende deltagere til ungdomsledermødet i kredsen den 1. februar.
      
      Grethe Buch fra GORM fortalte, at der 6. februar er breddekursus i Jelling. Det er arrangeret af DOF ved Lisa Tantholdt. Grethe har oplevet, at det har givet visse problemer omkring koordinering, når kredsen ikke har en lokal repræsentant for bredde til at deltage i planlægningen.
      
      Jørn Andersen, HTF gjorde opmærksom på, at Sydkredsen hjemmeside trænger til revision, og Thomas Uhlemann fortalte, at kredsudvalget i foråret er i gang med denne opgave. Han opfordrede klubberne til selv at kontakte Web-master, Anette Sperling, hvis der var fakta på siden, som ikke passer – f.eks. en forkert placering af en klub i en division.
       
   3. Indkomne forslag til repræsentantskabsmødet for Dansk Orienterings-Forbund
      Der var ingen forslag.
       
   4. Valg af kredsens repræsentant i hovedbestyrelsen:
      1. Formanden i lige år. Kate Nielsen, OK SNAB er valgt.
      2. Næstformanden i ulige år. Thomas Uhlemann fortsætter endnu et år.
          
   5. Valg af kredsrepræsentanter i indtil 5 af DOF’s fagudvalg for to år:
      1. Planudvalget: Mogens Nielsen er ikke på valg
      2. Breddeudvalget: Ole Gjøtterup, Fåborg OK er valgt
      3. Børne- og ungeudvalget: Steen Holmegaard er ikke på valg
      4. Kortudvalget: Knud Erik Thomsen er valgt
      5. Eliteudvalget: Vakant. Kredsen ønsker fortsat ikke en repræsentant her.
          
   6. Meddelelse om udpegning af kontoansvarlig og sekretær
      1. Jette Sørensen fortsætter
      2. Asta Terkelsen, GORM er udpeget som sekretær
          
   7. Hverdagsstævner. Fortsættelse af debatten fra klubledermøde den 16.11.2009
      Bjørn Christoffersen bidrog til debatten ved at fremhæve hverdagsstævner, som en god mulighed for at lave bedre træningsløb til billige penge i nye terræner og med tidtagning efter ”put and run metoden”. Han synes, det er en god idé, som man skal bevare og udvikle.
       
   8. Fælles holdning til startafgifter i Sydkredsen. Oplæg v/Per Eg
      Per Eg, Kolding havde udarbejdet et dokument, som findes herunder.
      
      Oplæg om startafgifter B-løb/div. match:
      

       

      Startafgift -20 år	Startafgift 21 år-	Brikleje	Efteranmeldelse	Tilmelding på dagen	Bemærkninger
      50	75	15	+25	50/25	Bane 1-3/bane 4
      50	75	10	+15	90
      50	75		+20	-	Opl. forsvundet
      50	75	10	+10	90
      50	75	10	+10	70/95	-20 år/21 år-
      50	75	10	+20	80/105	-20 år/21 år-
      50	70	10	+20	-	Ingen tilmelding på dagen
      50	75	20	+20	95
      55	80	20	+20

      Konklusion:
      Det har været muligt at finde stor enighed om de regulære startafgifter - et fælles niveau på 50/75 bør kunne aftales. Dog med begrundede afvigelser op og ned, eksempler:
      Nærkort, lave kørselsudgifter, adgang til offentlige toiletter, billig sponsorpræmier - startafgift reduceres.
      Svendborg laver B-løb i Lohals, høje kørselsudgifter, mulighed for omklædning og bad, evt. mindre skovlejeaftale - startafgift forhøjes, gerne begundet i indbydelsen.
      
      Brikleje svinger med 100 % - bør ikke være nødvendigt - i ovennævnte løb er der få der har brug for brikleje, så det kan næsten altid klares med klubbens/kredsens egenbeholdning - 10 kr. bør kunne aftales.

      Efteranmeldelse - også her stor udsving. Arbejdet er ens for alle, så samme pris kunne være ønskeligt.

      Tilmelding på dagen - med en enkelt undtagelse er der ikke de store udsving, men det ville være rart med en fælles holdning, især af hensyn til nye løbere.

      Forslag:
      Startafgift: 50/75 som udgangspunkt. Afvigelser i opadgående retning forklares i indbydelsen.

      Brikleje: 10 kr. ved disse løb - evt. højere ved JFM og andre større løb med deltagelse  fra Nord og Øst.

      Efteranmeldelse: + 20 kr. (70/95).

      Tilmelding på dagen: Jeg mener godt vi kan sætte det til samme pris som efteranmeldelse, selvom der generelt lægges ekstra på. Begrundelser: Risiko for udsolgt, oftest kun løbere uden for div. march, uden for konkurrence (præmier?). Pris 70/95. Husk oplysning i indbydelsen.

      Dokumentet er dels en opgørelse over startafgifter ved Sydkredsens B-stævner i 2009 samt et forslag til ensartede startafgifter, brikleje samt efter- og sammedagstilmelding.
      
      Klubberne blev enige om i videst muligt omfang at efterleve det af Per Eg udarbejdede forslag. Såfremt klubberne har ekstraordinære udgifter til et stævne og derfor har behov før større startafgift, bør årsagen fremgå af indbydelsen.
      Den 1. juli 2010 hæver DOF afgiften på løb med 1 kr. Man enedes om, at det ikke kan give belæg for en prisstigning på startafgifter i 2010.
      
      Lone Rasmussen SNAB fremførte, at hun ønsker en drøftelse af fælles tidspunkt for tilmelding og eftertilmelding til kredsens løb. Dette punkt tages op til næste møde i kredsen
       

   9. O-service
      1. Opdatering af kontaktpersoner v. Knud Erik Thomsen
         Knud Erik opfordrer klubberne til at lette hans – og andre udvalgsmedlemmers arbejde ved at holde kontaktpersonlisten i O-service opdateret. En god idé kunne være, at klubberne efter deres generalforsamling sikrer, at de rigtige personer og tilhørende information (f.eks. mail og telefon) ligger i O-service.
          
      2. Træningsløb i O-service. Forslag fra Bjørn Christoffersen, Svendborg OK.
         Det ser ud som om, at DOF / Carsten Stenberg fjerner alle løb fra O-service, som ikke er belagt med afgift til DOF. Dette gælder f.eks. de mere avancerede træningsløb – nu kaldet hverdagsstævner. Bjørn ønsker, at Sydkredsen laver deres egen kalender med træningsløb og mulighed for elektronisk tilmelding. De fleste klubber var enige med Bjørn i hans synspunkter.
         
         Kredsbestyrelsen vil tage det op på et kommende HB-møde, for at høre, hvilke muligheder, vi har for at bruge O-service. Når kredsudvalget kender DOF’s holdning, skal punktet igen drøftes på et klubledermøde. Forhåbentlig på det i juni.
         Bjørn kan ikke vente så længe med en løsning, men må så finde sin egen løsning på det, han skal bruge.
         
         EKSTRA: Mogens Nielsen gør opmærksom på, at der findes en lille manual til brug af O-service. Denne kan printes fra O-service. Han opfordrer klubberne til at give den til deres medlemmer, så flere bliver kompetente brugere af O-service.
          
4. Status - Igangværende opgaver
   1. Terminsliste 2010 (er lukket) og 2011 v. Mogens Nielsen, PLAN
      Selv om listen er lukket, var der kommentarer fra Per Eg og Jens Peder Jensen. Der mangler et kredsmesterskab. – Især er det vigtigt for børn og unge. Derfor blev det besluttet, at Gorms løb i september også bliver kredsmesterskab for børn og unge.
      Desuden var der tvivl om, hvorvidt Fåborg havde godkendt, at deres landscup-finale også skal være op/ned-rykningsmatch. Alternativt mente Per Eg, at løbet i Sdr. Farup kunne være en dobbelt-match, så man kunne undgå op/ned-rykningsmatch i Fåborg. Mogens tager kontakt til Fåborg.
      
      Der mangler stadig mange løb fra og med 2011 og til 2014. Mogens beder klubberne melde til ham så hurtigt som muligt, hvis de er interesserede. Først når der er skovtilladelser lægges løbet på terminslisten.
      Der mangler arrangør af DM-nat og DM-mellem i 2012.
      Fåborg og Svendborg har meldt sig til at lave påskeløb i 2014.
       
   2. Sydkredsens materiel – en reminder fra Mogens Nielsen omkring optælling og tilbagelevering af udstyr. Jvf. sidste klubledermøde.
      I det store hele oplever Mogens, at det kører godt med traileren, og at det meste materiel kommer hjem igen – om end ikke altid lige med det samme. Alligevel vil Mogens udarbejde en inventarliste til traileren (som ligger i denne). Klubbernes opgave er så at kontrollere, at alt materiel er i traileren, når den har været brugt.
       
5. Efterretning – sager til orientering
   1. Nyt fra hele Danmark v/ repræsentant fra DOF
      Punktet udgik, da der ikke var deltagelse fra DOF.
       
6. Eventuelt
   Overrækkelsen af ærespræmier skete i forbindelse med kaffepausen og blev begrundet af modtagerne fra 2009
   Æresplatten, den sydjyske æresbevisning gik til Per Eg, Kolding OK. Begrundelsen for modtagelsen er vedhæftet dette referat som bilag.
   Bennikefadet, den fynske æresbevisning gik til René Wilhardt, Svendborg
   
   Knud Erik Thomsen fortæller, at kortudvalget har konstateret, at nogle klubber på Sjælland har anvendt det nye COWI-materiale forkert i forbindelse med korttegning. For at dette ikke skal brede sig, afholder Sydkredsen et kursus i Vejle den 5. maj for korttegnere omkring anvendelse af COWI-kurvematerialet.
   
   Jette Sørensen er i gang med at rydde op der hjemme og har fundet gamle regnskabsbøger fra kredsen helt tilbage til 1942. Hun vil smide dem ud, hvis ingen vil have dem. Der var enighed om, at bøgerne skal bevares. Kredsudvalget drøfter til et kommende møde, hvor bøgerne skal opbevares for eftertiden.
   
   Helle Sørensen fra Melfar har været til den genoplivede Kredsmatch for voksne, som blev afviklet i Tisvilde. Der var løb lørdag (seriøst) og fest lørdag aften og pointløb søndag. Løbene var lavet at kredsens unge mennesker. Der var ca. 150 deltagere. De fleste fra Sjælland. Det holdes igen næste år. Man håber, at det kan gå på skift mellem kredsene. Helle håber, at flere fra Sydkredsen kommer næste år.
   
   Jørn Andersen sluttede af med at sige, at han var meget glad for, at der nu for første gang er et fuldtalligt kredsudvalg.
   
   ___________________________________________________________________________
   
   SYDKREDSENS ÆRESPLATTE 2010
   
   Sydkredsens Æresplatte er skænket af Sydkredsen i 1985.
   
   Platten uddeles hvert år ved Sydkredsens repræsentantskabsmøde til en eller flere personer, som yder, eller har ydet en bemærkelsesværdig indsats til fordel for orienteringssporten. Tildelingsproceduren er så vidt vides ikke nedfældet, men følger statutten for ovenstående fad. Det vil sige at de tre seneste modtagere af fadet stikker hovederne sammen og indstiller årets modtager af hæderen
   
   MOTIVATION
   En af forudsætningerne for at vi kan dyrke vores sport er at nogle vil påtage sig at arrangere åbne løb.
   Årets modtager af Sydkredsens Æresplatte er en person, som gennem mange år særligt har gjort en forskel i forhold til dette.
   Prismodtageren er tilregnelig – hvilket vil sige, at man altid kan regne med ham. Han stiller op til alle de stævner, som hans klub påtager sig – meget ofte som stævneleder. Han er også med til at påskynde sin klub til at påtage sig mange arrangementer, herunder større løb som mesterskaber og påskeløb.
   I arbejdet omkring stævnerne er vores prismodtager visionær, nytænkende, målrettet, ser muligheder, tør tage beslutninger, og samtidig er han også lydhør for ideer og meget inspirerende at samarbejde med. Han tager ansvar og går forrest, men formår også at gå bagerst og sikre, at alt fungerer – og han trækker selv det største læs. Han har meget fokus på at stævnerne er af høj kvalitet, og at alle deltagere får en god oplevelse.
   Prismodtageren er en af drivkræfterne i sin egen klub. I det hele taget er vores prismodtager meget engageret og brænder for O-sporten.
   
   Med denne motivation, har vi - Lars Grevang, Henrik Jensen og Grethe Buch - i enighed besluttet at overdrage fadet til Per Eg, Kolding OK.