Opdateret 25-05-2007

Maj 1999, revideret april 2005 og maj 2007

Ansvarsområde og arbejdsplan for Kredsudvalg Syd
Det er kredsudvalgets opgave at arbejde for opfyldelsen af Sydkredsens formål, som det kommer til udtryk i Dansk Orienterings-Forbunds love.

For at varetage denne opgave afholder udvalget mindst 4 årlige møder efter behov, jvf. nedenstående liste. Dagsordenen til disse møder skal være medlemmerne i hænde senest 7 dage før mødets begyndelse.

Dagsordenen skal på nogle møder indeholde særlige emner, som det fremgår af nedenstående liste.

Forbindelsen til klubberne:
Det påhviler kredsudvalget at arrangere 3 klubledermøder jf. DOF’s love, § 11.
Kredsbestyrelsen og formænd for de faste udvalg har normalt mødepligt til kredsudvalgsmøder og de forannævnte møder med klubberne.

• Kredsudvalget, kredsens klubber og udvalgsmedlemmer modtager referater over kredsudvalgsmøder og udvalgsmøder i SK.
• Kredsudvalget og kredsens klubber (officielle adresse) modtager skrivelser angående indbydelser til alle kurser, meddelelser om udtagelseskriterier og udtagne løbere og hold - i rimelig god tid.
• Alle indbydelser og diverse bilag bør udsendes så betids at klubberne har en rimelig mulighed for at sætte sig ind i det udsendte stof.
• Kredsudvalget er samlet ansvarlig for stadig opdatering af Sydkredsens hjemmeside
• Kredsudvalgets mødeplan skal fremgå af udvalgets referater

Ansvarsområde og arbejdsplan for kredsformanden

Kredsformanden har ansvaret for at kredsudvalget fungerer efter sit formål, herunder at repræsentanterne i de enkelte udvalg arbejder i overensstemmelse med DOF's målsætning, samt ansvaret for at forbindelsen mellem kredsudvalget og kredsens klubber fungerer tilfredsstillende.

I forbindelse hermed varetager formanden følgende arbejdsopgaver:

• repræsenterer kredsen i DOF/HB
• tilrettelægger og leder kredsens kredsudvalgsmøder
• udarbejder i samarbejde med sekretæren dagsorden til kredsudvalgsmøder
• tilrettelægger klubledermøderne
• udfærdiger årsberetning om kredsens arbejde
• repræsenterer kredsen ved officielle lejligheder, eksempelvis klubjubilæer.
• Sørger for koordinering/overrækkelse af plaketter ved KM og JM/FM

• Repræsenterer DOF overfor organisationer og offentlige myndigheder i kredsens område

Ansvarsområde og arbejdsplan for næstformanden

Næstformanden har ansvaret for og varetager følgende arbejdsopgaver:

• er suppleant for kredsudvalgsformanden i DOF’s hovedbestyrelse

• varetager formandens opgaver ved dennes forfald
   

Ansvarsområde og arbejdsplan for sekretæren

Sekretæren har ansvaret for udarbejdelse og udsendelse af de for kredsudvalgsarbejdet nødvendige referater og indkaldelser.

I forbindelse hermed varetager sekretæren følgende arbejdsopgaver:

• fører referat ved kredsudvalgsmøder og klubledermøder
• udarbejder i samarbejde med kredsformanden dagsorden til kredsudvalgsmøder
• udsender indkaldelser til kredsudvalgsmøder og klubledermøder
• udarbejder adresseliste over kredsudvalget
• opbevarer referater

Ansvarsområde og arbejdsplan for den kontoansvarlige

Kassereren har ansvaret for at kredsens midler forvaltes på en betryggende måde.

I forbindelse hermed varetager kassereren følgende arbejdsopgaver:

• fører kredsens regnskab, således at der til enhver tid er klarhed over, hvorledes økonomien er inden for de forskellige budgetområder

Generelt for udvalgsformændene
Formændene for kredsens udvalg har ansvar for at udvalget arbejder i overensstemmelse med DOF’s målsætning.
I forbindelse hermed varetager udvalgsformændene følgende arbejdsopgaver:

Planudvalget

• repræsenterer kredsen i DOF/PLAN
• leder arbejdet i kredsens PLAN
• er kredsens terminslisteansvarlige
• fordeler Danmarks- og forbundsmesterskabsløb, som afholdes i SK, og peger i samarbejde med klubberne og kredsens kortudvalg på egnede områder
• er ansvarlig for kredsens divisionsturnering.
• hjælper og vejleder klubberne med eventuelle skovproblemer

Børne- og Ungeudvalget

• repræsenterer kredsen i DOF/B&UU
• leder arbejdet i kredsens B&UU
• tilrettelægger og afholder kursus og specialtræf med relation til kredsens B&UU-arbejde
• er kredsens repræsentant ved afholdelse af kredsungdomsmatch
• indkalder hvert år kredsens klubungdomskontakter til fællesmøde.
• fastsætter og offentliggør udtagelseskriterier for holdet til kredsungdomsmatchen.
• udtager og offentliggør holdet til kredsungdomsmatchen.
• meddeler klubber med løbere på kredsens udtagne hold, hvem der er udtaget samtidig med, at løberne modtager meddelelse herom.
• fastsætter og offentliggør hvilke løb, der er udpeget som gældende til ungdomspokaler, sørger for uddeling.
• sørger for evt. gravering + uddeling af kredsmesterskabsvandrepræmie.

Kortudvalget

• repræsenterer kredsen i DOF/KORT
• leder arbejdet i kredsens KORT
• har det overordnede ansvar for kredsens konsulentvirksomhed
• indstiller efter behov i kredsen såvel nye kortkonsulenter som kortkonsulenter til "afsked" til DOF-KORT
• koordinerer og fordeler opgaverne for kredsens kortkonsulenter i forbindelse med kortfremstillingen i kredsen
• indstiller fotogrammetriprojekter til DOF-KORT

Breddeudvalget

• repræsenterer kredsen i DOF/BREDDE
• leder arbejdet i kredsens BREDDE
• tilrettelægger og afholder kursus og specialtræf med relation til kredsens breddearbejde
• organiserer muligheder for støtte til “svage” klubbers arbejde med højnelse af aktivitetsniveauet efter anmodning.

Eliteudvalget

• repræsenterer kredsen i DOF/ELITE
• leder arbejdet i kredsens ELITE
• tilrettelægger og afholder kursus og specialtræf med relation til kredsens Elite-arbejde
• indkalder hvert år kredsens elitekontakter til fællesmøde.